Qué es un digital workplace

El entorno de trabajo digital se democratiza a todos los sectores industriales.

La revolución digital ha traido el entorno de trabajo digital

Con la cambiante naturaleza del trabajo y la revolución digital que del cloud, el entorno de trabajo digital o, digital workplaces vive su momento álgido mientras continúa su evolución paralelamente a la de los modelos de negocio.

En el digital workplace el espacio geográfico pierde importancia y la colaboración se desvincula de escritorios, teléfonos y salas de videoconferencia. La disponibilidad de los medios llega allá dónde se encuentran las personas, rompiendo las obsoletas barreras del espacio y el tiempo.

Esta capacidad de comunicación en combinación con espacios y filosofías de trabajo más abiertas y aplicaciones más intuitivas y funcionales, nos impulsan hacia nuevos niveles de trabajo colaborativo y digital.

A esto debemos sumar la democratización del cloud gracias a su menor precio. Lo cual ha supuesto el impulso definitivo a los ecosistemas digitales en todo tipo de organizaciones independientemente de su presupuesto y tamaño. Es por ello que asistimos, por primera vez en la historia, a la expansión del digital workplace a todo el tejido empresarial independientemente de la industria que analicemos.

Dos tercios de los europeos occidentales ven el pasar más tiempo con su familia como el mayor beneficio del Digital Workplace.

Fuente: UP Research

Las función estratégica del digital workplace

El entorno de trabajo digital se ha convertido, y lo será cada vez más, un pilar fundamental sobre el que las organizaciones se apoyarán en los próximos años para impulsar su transformación digital. De hecho, sin Digital Workplace, no hay modelo de negocio digital. Y sin este, poco margen queda para la competitividad.

En las siguientes líneas exponemos las funciones estratégicas que impulsa un entorno digital para los trabajadores.

Digital workplaces como imanes de talento

Los profesionales con un perfil tecnológico o STEM (Science, Technology, Engineering and Mathematics) son los que más seleccionan a sus futuros empleadores.

El 90% de los estudiantes de especializades tecnológicas consideran que es importante trabajar en una compañía que marque una diferencia positiva en el mundo.

Informe de KPMG

Es por ello que las organizaciones que no cuenten un entorno poco digital y con una mala experiencia de usuario no serán capaces de atraer a los nuevos perfiles digitales.

Cada vez más veremos como las organizaciones ponen en valor sus entornos digitales incluso por encima de los espacios físicos. Ya que como decíamos, la dimensión geográfica pierde valor, lo que a su vez permite la deslocalización de la fuerza laboral y con ello la adquisición de un talento global.

Digital workplaces como fuente de datos

Mientras que las previsiones para 2019 eran que el 90% de las grandes compañías mundiales contarían con un CDO (Chief Data Officer) en España apenas un 41% cuentan con un workplace digital.

Esto supone un problema, ya que el digital workplace realiza la función de centralizar acciones y datos. Para conseguirlo integra a personas con la información de diferentes sistemas y, una vez alcanzada esta integración, la recopilación de información se vuelve exponencial.

Si el trabajo se realiza analógicamente o en sistemas no integrados, los datos se generan, pero no se ordenan, no se explotan y no se analizan. Por lo tanto la organización no podrá utilizarlos. Por supuesto, el entorno digital permite a las diferentes personas llegar a esos datos para facilitar su desempeño.

Sin digital workplace no existe el big data. Es por ello que antes de hablar de recopilación o análisis de datos, debe implementarse un entorno y cultura de trabajo digital.

Automatización y competitividad.

En un periodo económico marcado por la caída de la productividad en entornos como el europeo y estadounidense, se hace necesaria la adopción de una estructura digital que permita implementar flujos de trabajo que automatizan parte del trabajo diario. Principalmente por tres motivos:

Gracias a un entorno digital los procesos se estandarizan a través de la compañía, se eliminan errores y se automatiza el trabajo recurrente. Ahorrando dinero y reduciendo la aparición de errores.

Sociabilización, sinergia e innovación

Sumidos en un torrente de información poco relevante, el Digital Workplace debe simplificar la comunicación interna. Si esto se consigue, la comunicación abre paso a la colaboración, la generación de sinergia y la innovación.

Para organizaciones en las que la innovación forma parte de su modelo de negocio (si no son todas) el facilitar la colaboración y la co-creación es fundamental para mantener un ritmo de cambio acorde o superior al del mercado.

Lo mejor es que esta colaboración no se limita a la organziación, sino que puede traspasar la frontera externa y producirse con proveedores, clientes o partners.

Indiscutiblemente un software por sí solo no produce un cambio en la cultura corporativa. Este debe ser impulsado y facilitado. Estableciendo redes colaborativas, el intercambio de conocimiento y premiando la innovación. Pero también indiscutiblemente, sin la tecnología adecuada resultará mucho más complicado.

Los niveles de maduración de un digital workplace

En Knowdital medimos la maduración de un digital workplace en tres niveles. El nivel inicial permite alcanzar una mayor productividad al empleado, mientras que los niveles más avanzados se centran en una mejora cualitativa y humanizadora.

Nivel 1: I do my job

En su nivel básico, un entorno de trabajo digital permite a las personas encontrar la información y realizar procesos más eficazmente. Es decir, incrementa su capacidad laboral, les permite compartir su conocimiento y conectar con el resto de la organización.

La información debe ser fiable entre los sistemas (CRM, ERP, BI) evitando duplicidades, desactualizaciones y garantizando su disponibilidad.

El flujo de información aporta efectos positivos en la flexibilidad y la innovación. Genera sinergias impredeciblemente positivas y facilita la involucración de las personas.

Beneficios del nivel 1: I do my job

Casi la mitad de europa occidental trabaja una vez a la semana desde casa.

Nivel 2: I like my job

Un entorno de trabajo digital de nivel medio se centra en mejorar el “employee experience”. No sólo incrementa la productividad, sino que consigue que el trabajo resulte más agradable. Se basa principalmente en la calidad del UX, e introduce sistemas como bots, IA, automatizaciones, gamificación, comunicación social o interfaces de voz.

Del mismo modo que google maps avisa al usuario del tráfico antes de siquiera abrir la aplicación, el digital workplace de nivel 2 se adelanta a las necesidades del empleado.

Se trata principalmente de adelantarse a las necesidades del empleado. Ya que se conocen los patrones de uso. Eso supone que el entorno de trabajo sea personalizado según las necesidades. Dejando atrás interfaces generalistas que no cubren las necesidades particulares de un departamento o persona.

Beneficios del nivel 2: I like my job

Nivel 3: I love my job

En este punto el digital workplace facilita el impulso de la integración, la diversidad y la igualdad de oportunidades. Es decir, el entorno digital es una herramienta para el rol social de las organizaciones y un pilar fundamental de la responsabilidad social corporativa.

En 2016, la tasa de paro entre las personas con certificado de discapacidad ronda el 30%. Una cifra que puede mejorar con la buena implementación de entornos de trabajo digitales más inclusivos. La realidad es que aún queda mucho trabajo por realizar por parte de los proveedores tecnológicos. Ya que el software debe garantizar que todos las tipologías de usuarios se encuentran en igualdad de oportunidades, independientemente de su diversidad funcional.

Otras medidas propias de este nivel de maduración son la pseudonimización con el objetivo de eliminar cualquier tipo de discriminación o el impulso de la humanización. Es decir, contar con entornos de trabajo virtuales que humanicen el trabajo remoto y la interacción entre colaboradores.

Beneficios del nivel alto: I love my job

¿Por dónde empezar?

Si después de leer esto aún tienes ganas de implementar o transformar tu entorno digital, has de saber que estos proyectos suelen fracasar porque sitúan a la tecnología por delante de las personas. En Knowdital hemos dado la vuelta a este planteamiento con una metodología de transformación digital que nos permite conocer la situación de las personas y su entorno de trabajo, medir su digitalización y conocer sus necesidades.

Tomando esa información como punto de partida diseñamos un plan acorde al modelo de negocio, los perfiles profesionales y la cultura corporativa. Por supuesto una de ese plan, es el ecosistema tecnológico. Pero como una herramienta, no como un fin.

Recuerda que podemos ayudarte a impulsar el digital workplace en tu organización con nuestros servicios formativos y de consultoría.


Digitalización sin postureo

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