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Herramientas para organizar, optimizar y documentar tus reuniones

Última actualización: 30 de noviembre 2019.


Las reuniones son uno de los principales pozos de productividad para las organizaciones. Por suerte, en el digital workplace contamos herramientas que pueden ayudar a optimizar el employee journey antes, durante y después de una reunión. Desde la convocatoria, pasando por su celebración hasta las acciones posteriores de seguimiento.

En este artículo compartimos las herramientas que, desde nuestra experiencia como consultora del digital workplace, destacan para organizar y celebrar tus reuniones.

Herramientas para organizar tu agenda y calendario de reuniones

Con el calendario cada vez más apretado y peticiones constantes de reuniones o llamadas, resulta cada vez más complicado encontrar un hueco en el calendario. Poder delegar esta función en una aplicación no tiene precio. Estas son las herramientas que mejor te pueden ayudar a programar y compartir tu calendario de reuniones.

Doodle: Programa tu agenda de reuniones

Doodle $49 al año por usuario.

El líder mundial en programación de reuniones con más de 30 millones de usuarios mensuales. De las herramientas de este tipo es la más fácil de usar ya que tiene la mejor UX de este tipo de herramientas. En contra encontramos que a veces puede resultar caótico organizar reuniones con más de 10 o 15 participantes.

Calendy: Integra y configura tus calendarios

Empezando por $8 al mes, Calendy te permite especificar diferentes tipos de eventos, bloquear días, subir tu disponibilidad o establecer una duración máxima para una reunión. Resulta perfecto para organizar no sólo reuniones, sino para hacer tu agenda más colaborativa.

A su favor tiene las opciones de configuración en cuanto a los eventos a los que te pueden convocar. Sin embargo cuesta un poco más acostumbrarse a la interfaz y configurar correctamente las numerosas opciones que ofrece.

Find Time: La opción para Office 365

Find Time es la herramienta con mejor adopción al formar parte de Office 365. Si bien no nos parece la mejor opción en cuanto a funcionalidad y UX, su integración en el ecosistema la hace una elección más lógica.

En su contra diremos que su UX deja que desear (como en el resto del entorno Outlook). Sin embargo Microsoft ha conseguido acostumbrar a sus usuarios a ciertos patrones de uso. Y esta los cumple.

Herramientas para optimizar tus reuniones de trabajo

La planificación y ejecución adecuada de una reunión es crítico para tener una reunión productiva. Y sin embargo se suele hacer mal en muchas organizaciones. Es importante definir bien los temas a tratar y enfocar la reunión hacia la toma de decisiones más que para compartir información. Estas herramientas digitales son específicas precisamente para conseguirlo.

Wisembly Jam: Tómate en serio tus reuniones

Wisembly Jam: (Freemium y entre 5$ y $6 por usuario)

Quizá la herramienta mejor diseñada para realizar el seguimiento de una reunión. Su integración con Slack y otras aplicaciones además de con Google Calendar y Outlook la integra bien en tu Tech Stack corporativo.

Permite planificar, ejecutar y compartir las conclusiones de una reunión. Una vez empiezas a utilizarlo te tomas más en serio la reunión y lo más importante, te ayuda a seguir buenas prácticas.

Agreedo, más que el checklist de una reunión

Agreedo (Freemium / $8 Usuario al mes)

Agreedo te permite preparar la agenda con antelación y compartirla con los participantes. Esa agenda se convierte en un checklist el cual se debe ir completando durante la reunión para que tras esta se pueda compartir con el resto de participantes. También te ayuda a planificar las acciones posteriores y reuniones de seguimiento.

No tiene un diseño tan fino como Wisembly Jam pero funcionan de forma similar.

Minute, centraliza la información de tus reuniones.

Minute (Entre $3 y $15 por usuario)

Minute permite planificar la agenda de una reunión y crear un espacio en el que todos los participantes acceden a un espacio dónde se accede en tiempo real a la documentación, los temas y las tareas a realizar. También permite asignar tareas a los participantes.All meeting topics and documents directly accessible to everybody

Tras la reunión permite exportar los contenidos a los principales servicios cloud y crear reuniones de seguimiento.

Otras aplicaciones relacionadas con la gestión de reuniones

Estas herramientas no ofrecen tanta funcionalidad como las anteriores, pero pueden responder a necesidades concretas que surgen para celebrar una reunión.

Meetin.gs webapp muy sencilla que permite tomar y compartir notas sobre una reunión y compartirlas más tarde. También se integra con tu calendario por lo que facilita convocar reuniones. También permite acceder con un click a herramientas como Skype o Google Hangouts.

Minutes.io (Web – freemium) – Otra herramienta específica a la que el tiempo le ha pasado factura. Como el resto permite planificar y realizar el seguimiento de la reunión. Destaca la posibilidad de trabajar offline.

Any.Do (Web – freemium) – Un task manager con integración con el calendario. Lo que la convierte en una opción sencilla para un uso más particular o en pequeñas organizaciones. Lo mejor, su integración con asistentes de voz.

Team Meeting Checklist Una web muy sencilla de los creadores de weekdone con la que recordar las buenas prácticas de una reunión productiva.

Meeting Cruncher Una herramienta muy interesante para calcular el coste de una reunión. Tan sólo introduce el coste salarial medio de los asistentes y empieza a ver el dinero que os está costando esa reunión.

Para documentar tus reuniones, usa un buen task manager

Con cientos de herramientas, la atomización del digital workplace puede ser un problema. Por ello la mejor herramienta para optimizar y colaborar durante una reunión (al menos interna) es utilizar un gestor de tareas y/o proyectos de uso transversal en tu organización.

Incluye tu reunión como una tarea en el gestor, asigna a los participantes y trabajad sobre la misma durante la reunión. Asignad sub-tareas y programar nuevas para el follow-up.

En nuestro día a día aún encontramos organizaciones que aún no trabajan con un task-manager. Organizaciones que no han descubierto el increíble cambio en la filosofía y organización del trabajo que esto supone. No sólo para las reuniones, sino para toda su experiencia laboral.

En el mundo de los task managers también encontramos decenas de opciones. Cada una con sus particularidades. Como Trello, Wrike, ClickUp, Monday… Tendrás que analizar cual responde mejor a tu organización.

Te ayudamos a implementar y adoptar herramientas digitales

En Knowdital estamos especialidos en diseñar el ecosistema tecnológico más apropiado para tu organización. Además lo hacemos desde la perspectíva de las personas y no desde la tecnología. Descubre nuestros servicios de transformación digital e impulsa con nosotros una digitalización humanizada.



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